L’altro giorno mi è capitato di aiutare una collega che era piuttosto oberata di compiti. I suoi problemi erano principalmente due: si trascinava ToDo scaduti da giorni ed era piena di compiti rapidi non svolti sparsi qua e là.

La soluzione

La soluzione è piuttosto semplice: fai ordine. Come prima cosa. La mattina.
Ritagliamoci dai 10 ai 30 minuti ogni giorno, prima di iniziare i vari compiti, per organizzare le cose da fare. E non parlo di calendario (agenda), perché suppongo che la nostra agenda quotidiana sia già definita almeno dal giorno prima (vero J?), ma:

  • Puliamo completamente la nostra casella di posta in arrivo rispondendo subito, archiviando e associando le mail ai vari ToDo. Rispondiamo subito e svolgiamo i compiti che richiedono pochissimo tempo (es. confermare a Mario l’appuntamento delle 16 e metterlo a calendario); gli altri li associando a un ToDo (con scadenza) e li archiviamo (dopo aver dato un feedback al mittente, ovviamente)
  • Se i compiti giornalieri sono più di 10 è bene “piazzare” i task rapidi a un’ora precisa (oggi o nel futuro)

In questa maniera potremo gestire anche 20 compiti da 5’. Compiti che, se si accavallassero, potrebbero diventare un problema concreto

Come organizzo la mia giornata

Io, per esempio, faccio ordine nella mail e nei ToDo la mattina appena sveglio, prima ancora di andare in ufficio, quando sono tranquillo a casa (senza telefonate, chat o interruzioni varie). In questa maniera riesco a fare tutto senza stress e arrivo in ufficio senza angoscia per compiti che mi aspettano.

E inoltre:

Un paio di consigli:

  • Lasciamoci sempre dello spazio nell’agenda per le emergenze. Non sappiamo mai cosa può succedere durante la giornata: non mettiamo eventi e ToDo troppo “fitti”.
  • Lo stesso discorso vale per gli appuntamenti. Non mettiamoli mai irrealisticamente vicini: meglio avere 15’ in più (magari per rilassarsi) tra un impegno e l’altro, piuttosto che rischiare di impazzire per una riunione durata un po’ più del dovuto

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.