Oggi vediamo come distinguere le cose da fare e dagli appunti e come gestire entrambi.
Impariamo a distinguere…
Come ho scritto in questo post (e in numerosi altri), dobbiamo dotarci di un software che ci permetta di appuntarci tutte le cose che ci passano per la mente con rapidità e semplicità.
Però non possiamo mettere tutto nella nostra lista di cose da fare (ToDo List) che deve contenere solo le azioni “operative”; un appunto (spunto, idea, ecc.) deve essere analizzato e organizzato prima di essere eventualmente trasformato in una cosa da fare (cioè un ToDo).
Il rischio, altrimenti, è quello di avere una lista di ToDo piena di cose che comunque non riusciremmo a portare a termine in tempi brevi.
Un esempio
Non c’è una regola aurea per distinguere un ToDo da un appunto, perché dipende dal grado di “priorità” che diamo al compito.
Ovviamente “Controlla che il Sig. Rossi abbia risposto alla mail” non può che essere un ToDo, mentre “Valuta se sviluppare il servizio XXX” potrebbe essere un ToDo (nel qual caso abbiamo già deciso, magari, di fissare una riunione per valutare insieme al nostro team il servizio) oppure potrebbe essere un semplice appunto (in questo caso, sarebbe più corretto scrivere “Valuta se sviluppare il servizio XXX?” (con il punto interrogativo!).
Invece “dai sondaggi possiamo dire con discreta certezza che il prezzo non influisce sulla vendita del prodotto YYY” è sicuramente un appunto.
Operativamente
Personalmente uso ToDoist per i ToDo, mentre per gli appunti uso Evernote. Evernote è disponibile in versione desktop/web/tablet/smartphone, dispone di una versione free, e permette di creare diverse note e taccuini.
Per altro sul web potrete trovare facilmente diversi tutorial che ne spiegano il funzionamento e che ne mostrano i più svariati utilizzi.
Laureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.