Come ho spiegato nell’ultimo articolo pubblicato, l’inbox è lo strumento su cui annotiamo tutte le cose che ci vengono in mente. Non possiamo, però, tenere queste note nel nostro inbox all’infinito: ogni tanto dobbiamo analizzarle e “metterle in ordine”, in modo da svuotare l’inbox.

Ogni quanto devo svuotare l’inbox?

La frequenza con la quale svuotare l’inbox dipende da due fattori principali:

  • La dimensione (media) dell’inbox
  • L’urgenza (media) di completamento dei task

Dimensione dell’inbox

Una strada dalla quale partire può essere quella di analizzare quanti task (mediamente) aggiungiamo ogni giorno al nostro inbox: ogni 10 task (massimo) è conveniente svuotarlo. Il numero (10) è arbitrario, ma dà comunque l’idea di una lista piuttosto corposa.

Facciamo un esempio: se aggiungete al vostro inbox 10 task al giorno, lo potreste svuotare ogni due giorni (o anche una volta al giorno…).

Urgenza di completamento

Un altro fattore per stabilire ogni quanto svuotare e organizzare gli elementi contenuti nel vostro inbox dipende dall’uso che solitamente ne fate, e in particolare, da quanto urgentemente deve essere svolto il compito medio.

Esempio: usate l’inbox principalmente per annotarvi le cose da comprare quando fate la spesa, o comunque per compiti e idee che (di solito) non sono da sviluppare subito. In questo caso, potete ordinare l’inbox anche 2 volte alla settimana. Se invece usate l’inbox per appuntarvi molte cose di lavoro (chiama Tizio, sincerati che Caio abbia telefonato a Sempronio, ecc.) sarà opportuno svuotarlo molto spesso, anche diverse volte al giorno.

Una buona regola?

Mettete in ordine l’inbox la mattina prima di uscire di casa e la sera prima di lasciare l’ufficio (questo è quello che faccio io).

Come faccio a ricordarmi di svuotare l’inbox?

Basta farsi una nota, un reminder, fare suonare una sveglia a una certa ora del giorno (o più volte, qualora dovessimo svuotare l’inbox più volte al giorno).

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.