Negli articoli precedenti abbiamo imparato come riempire l’inbox, come svuotarlo e come assegnare una scadenza (ovvero una “data di esecuzione”) a ciascun ToDo.
Se hai fatto tutto come si deve, ti dovrebbero restare da svolgere solo i task odierni (o quelli dei giorni precedenti non completati).
Ora il problema è: quando ho 10 ToDo da fare, in che ordine li svolgo? Siamo alle solite: se non ci organizziamo preventivamente, ci troveremo una lista di elementi indistinguibili (in termini di priorità o urgenza) e la nostra mente li scorrerà ogni volta per valutare cosa fare e cosa non fare. Insomma, un grande spreco di risorse…
Task rapidi
Il primo consiglio è: quando svuotiamo e mettiamo i compiti nella varie liste, segniamo (etichettiamo) i compiti che si possono svolgere rapidamente (diciamo in meno di 2-3 minuti). In ToDoist, possiamo farlo tramite l’utilizzo del tasto @, che richiama le etichette.
Compiti di questo genere possono essere, per esempio, “Rispondi alla mail di Bruno“, oppure “Controlla che tizio abbia chiamato Caio“, o ancora “Emetti fattura all’azienda Alfa“.
I task rapidi devono essere svolti subito. In questa maniera ce li toglieremo dalle scatole e, anche nel caso in cui fossero 10, ci vorrebbero massimo 20-30 minuti per completarli tutti.
E per i task non rapidi?
I compiti non rapidi vanno messi in ordine di priorità (in ToDoist possiamo usare 4 livelli di priorità), oppure dobbiamo assegnare loro un orario.
Facciamo un esempio: avevamo 10 ToDo, 6 erano rapidi e li abbiamo già svolti, ne rimangono 4.
- Registra ricavi (priorità 1)
- Scrivi un articolo del blog (h. 18:00)
- Risolvi problema visualizzazione sito pippo.com (priorità 2)
- Manda fatture alla commercialista (h. 15:00)
In questa maniera non avremo dubbi su cosa fare e quando: prima registreremo i ricavi, quindi passeremo al problema con il sito pippo.com, alle 15 manderemo le fatture alla commercialista e alle 18 scriveremo un articolo.
Ecco fatto! In questa maniera non avremo lo stress di dover scegliere, ogni volta che leggiamo la nostra lista di cose da fare, i compiti da eseguire.
Nota
In ToDoist possiamo creare dei filtri comodissimi, come mostrato nell’immagine seguente…
Laureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.