Oggi cambiamo un po’ argomento e parliamo di GMail.

E’ la prima volta che ne parlo in questo blog, ma fidatevi: GMail è il miglior servizio di posta oggi esistente (non tratterò le motivazioni in questo post, magari lo farò in un articolo successivo).

Come funzionano le etichette di GMail?

Le etichette, anche se possono sembrare cartelle di posta (chi è abituato ai vari client, come Outlook, Thunderbird o Mail, sa bene cosa intendo…), non lo sono. Per quale motivo? Perché un messaggio può avere più etichette, mentre nei sistemi tradizionali una mail non può stare in due cartelle contemporaneamente.

Quando riceviamo un messaggio, GMail vi applica l’etichetta Posta in arrivo. In seguito, possiamo aggiungere o togliere altre etichette. Se togliamo tutte le etichette, il messaggio sarà rintracciabile solamente sotto la voce Tutti i messaggi (e, ovviamente, tramite la – potentissima – funzione “Cerca”).

Come NON si usano le etichette in GMail

Facciamo un esempio: la mail di nostro padre è mario.rossi@posta.it. Non ha alcun senso etichettare tutti i messaggi di nostro padre con l’etichetta Papà in quanto, quando dovremo cercare un suo messaggio, basterà scrivere l’indirizzo mail nella barra di ricerca di GMail. Inoltre, se ci siamo scambiati molte mail con una persona, non andremo a cercare l’indirizzo e basta, ma l’indirizzo + un contenuto (per esempio cercheremo “mario.rossi@posta.it risorante new york”). In entrambi i casi le etichette non servono a nulla!

Come si usano le etichette di GMail

Le etichette vanno usate solo in quelle situazioni non risolvibili tramite una normale ricerca: in pratica, quando abbiamo bisogno di una serie di messaggi che non condividono mittente, oggetto e/o non trattano gli stessi contenuti.

Esempio (di vita vera): ricevo un sacco di curricula ogni settimana e, prima di archiviarli, vi applico l’etichetta appropriata (es. Candidature formatori). Quando mi servono le mail ricevute da candidati formatori non avrei altro modo, se non l’etichetta, per ritrovarli: non hanno lo stesso mittente, non hanno lo stesso oggetto e nemmeno trattano gli stessi contenuti (se, per esempio, cerco “curriculum” e uno ha scritto “cv”, verrebbe escluso dai risultati…).

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.