Nei prossimi articoli affronteremo un aspetto della vita lavorativa spesso sottovalutato da freelance e piccole aziende: la contabilità. Parleremo in particolare di come registrare ricavi e spese per non fare errori e per avere i propri conti sempre sotto controllo.

Spese

Registra tutto, registra subito

Regola numero uno: registriamo tutte le spese che vengono affrontate dall’azienda, andando per cassa, e cioè registrando ogni singola uscita nel momento in cui paghiamo qualcosa.

Non dimentichiamo di tenere nota anche di ciò che paghiamo in contanti: usiamo ToDoist, Evernote, Excel o qualunque altro strumento per non rischiare che queste spese vadano “perse” e per comunicarle correttamente al nostro commercialista. In questo modo potrà contabilizzarle insieme ai pagamenti tracciabili (bonifici, pagamento con carte di credito, PayPal, etc).

I conti tornano?

Registrare tutto è solo il primo step: è molto importante che i conti tornino e che ogni spesa sia correttamente accompagnata dalla relativa fattura.

Il metodo che consiglio è controllare una volta al mese tutte le fonti di spesa, una ad una. Per esempio:

  • Conto Corrente
  • Carta di Credito
  • Account PayPal
  • Spese in contanti (che abbiamo segnato)

Per ogni spesa (relativa alla nostra attività professionale) verifichiamo sia stata registrata correttamente la relativa fattura. Se qualcosa non torna, avremo una buona base di partenza per capire cosa non va e far quadrare il tutto.

Perché è importante segnare le spese?

È fondamentale per due motivi:

  • Internamente: avere a disposizione un modello di spesa ci permette di capire i centri di costo della nostra attività e le uscite complessive. In questo modo sapremo sempre gli utili della nostra impresa.
  • Per facilitare il lavoro del commercialista: naturalmente l’obiettivo non è sgravarlo dal lavoro per cui è stato pagato, ma in questo modo riusciremo a non dare dati parziali o incompleti e, sopratutto, a non farci rincorrere da mail e telefonate in cui ci viene chiesto di rendere conto di spese (andando a caccia di fatture, bonifici, ecc.)

Un esempio pratico

A questo link potete scaricare un foglio delle spese di esempio, fatto da me.

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.