Come ho scritto nel mio ultimo articolo, il mondo moderno ci spinge ad essere fortemente multitasking, dandoci l’illusione di essere più produttivi. Abbiamo visto come questa idea sia piuttosto illusoria.

Una cosa alla volta

Per affrontare al meglio questo problema, dobbiamo riuscire a concentrarci su un solo compito alla volta.

Visto che nella vita moderna le interruzioni sono fisiologiche, dobbiamo imparare a gestirle. Iniziamo col suddividerle in due categorie.

Interruzioni rimandabili

Un’interruzione rimandabile è un’evento che interrompe il compito che stiamo svolgendo, ma può ragionevolmente essere svolto dopo aver finito quello su cui siamo impegnati. Quasi tutte le interruzioni sono rimandabili.

Facciamo un esempio: stiamo eseguendo il compito A e la segretaria ci telefona perché ha in linea il Sig. X. A meno che non siano questioni veramente importanti e irrimandabili, diremo alla segretaria di dire al Sig. X che lo richiameremo dopo tot. minuti, e di farci un appunto (o meglio, un ToDo). Appena finito il compito A, richiameremo il Sig. X.

Ça va sans dire che, qualora non abbiate una segreteria (come in molti casi), sarà necessario impegnarsi ancora di più per gestire le interruzioni rimandabili e occorrerà essere dei maestri nell’organizzazione dei compiti e dei ToDo. Buone notizie: il blog che state leggendo è interamente dedicato a questo argomento… 🙂

Interruzioni non rimandabili

Un’interruzione non rimandabile è un evento che proprio non possiamo posticipare. Prendiamo la solita telefonata (di solito i rapporti diretti – telefonate e incontri – sono i meno rimandabili…): sono giorni che cerchiamo senza successo il Sig. X per parlare di un lavoro, quando, finalmente, è lui a contattarci.

In questo caso dobbiamo lasciarlo in attesa giusto il tempo per raggiungere il primo “punto fermo” del compito che stiamo svolgendo al momento della chiamata (anche solo pochi secondi, ne bastano 10 o 30). A questo punto, gestiamo l’interruzione svolgendo solo le cose imminenti e posticipando tutti i compiti che non necessiterebbero di essere eseguiti adesso ma possono aspettare qualche minuto.

Note finali

Di solito i compiti (e le interruzioni) del nostro quotidiano sono tanti e brevi. Se questo, da una parte, ci invoglia a essere multitasking, dall’altra ci permette una certa “granularità”: quando i compiti sono brevi, dovremo cercare di  posticiparli nella nostra lista di cose da fare, in modo da non interrompere ciò che stiamo facento.

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.