Sono molte le applicazioni disponibili per la gestione del calendario: ogni big player (Google, Microsoft, Apple) ne ha una per i suoi utenti, e sono tutte piuttosto valide.

Nella nostra azienda usiamo Google Calendar da tempo immemore (in pratica, da quando è uscito). Oggi parliamo proprio di Google Calendar e vediamo come ci può aiutare nella gestione dei collaboratori.

Quando è utile/fondamentale

Ci sono due categorie di utenti a cui conviene (molto) usare Google Calendar:

  • Chi ha diversi collaboratori da gestire (per esempio una scuola di lingue che collabora con diversi docenti a P.IVA)
  • Chi non ha collaboratori ma è Google-centrico (ovvero ha la posta in GMail, il cellulare Android, ecc. – un po’ la versione Google degli appassionati del Mac)

Calendari condivisi

Il potere del calendario di Google nella gestione dei collaboratori sta tutto nei calendari condivisi.

Vediamo un esempio pratico (riprenderò l’esempio della scuola di lingue):

  1. Creiamo un calendario
  2. Invitiamo il docente a condividere il calendario. Il docente accetta
  3. A questo punto sia la scuola che il docente possono creare, modificare o cancellare appuntamenti
  4. Se la scuola e il docente attivano le notifiche, saranno informati (via mail o SMS) ad ogni modifica del calendario, restando così sempre aggiornati sull’eventuale creazione/modifica/cancellazione di eventi

In questa maniera le comunicazioni si snelliscono enormemente. Ad esempio se il docente Mario aveva una lezione con lo studente X, e lo studente X chiama la scuola per disdire, il docente Mario riceve una notifica immediata non appena la scuola cancella l’appuntamento. Lo stesso avviene quando viene creato o spostato un evento.

Luoghi

Con Google Calendar è possibile associare un evento ad un un luogo. Torniamo all’esempio della scuola: se il docente deve recarsi a casa di uno studente per una lezione a domicilio, grazie al calendario con Google Maps integrato, sarà immediatamente chiaro al docente dove andare.

Chiarezza

Usando il calendario di Google, il docente non dovrà segnarsi gli appuntamenti su agende o simili, non ci saranno fraintendimenti tra la scuola e il docente, e la scuola, controllando il calendario, avrà sempre chiara la situazione di tutti i suoi docenti.

Mobile

Uno dei vantaggi di Google Calendar è infine la possibilità di consultarlo comodamente anche da smartphone e tablet (con o senza le App specifiche).

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.