In questo articolo ho spiegato cosa significa essere responsabili dei propri task, e come gestire i propri compiti: oggi vediamo come assegnare i compiti in modo che non si creino frizioni nel team di lavoro.

Il discorso vale principalmente per le aziende di servizi, dato che per le aziende di produzione l’assegnazione dei compiti avviene in maniera differente e il workflow management è molto più documentato.

Il problema

In azienda, le cause principale di dissapori tra dipendenti (esclusi i fattori personali) sono i problemi operativi derivanti dalla gestione dei compiti.

Facciamo, come al solito, un esempio: dobbiamo realizzare gli inviti per l’evento X, e diamo il compito a Mario e Veronica. Creiamo quindi un task “realizzare inviti evento X” e lo assegniamo a entrambi: supponendo che si organizzino come si deve, se qualcosa andasse storto alla fine del lavoro (per esempio il numero di telefono in fondo al volantino fosse sbagliato) si aprirebbero 2 scenari:

  1. Mario (o Veronica) dice “è colpa mia perchè …”
  2. Mario dice “io ho scritto, lei doveva controllare”. Veronica risponde “no, avevo capito diversamente…”, e così via

Nel caso 2 avremmo due problemi: non sapremmo identificare l’artefice del “misfatto” (e dovremmo, quindi, “spalmare” la responsabilità) ma, sopratutto, si potrebbero creare motivi di attrito tra Mario e Veronica, che potrebbero avere conseguenze drammatiche qualora questa situazione si ripetesse con una certa frequenza.

La soluzione

Se i compiti necessitano per forza di un lavoro di squadra, sarà nostro compito quello di atomizzarli, ovvero di spezzettarli in tanti sotto-compiti, gestibili ciascuno da una sola persona.

Nel caso di prima, potremmo risolvere il problema, assegnando i singoli compiti così:

  • Realizza la grafica > Mario
  • Scrivi i testi > Veronica
  • Controlla i testi e assicurati che siano corretti > Mario
  • Cerca preventivi tipografie > Veronica
  • Controlla che le specifiche di stampa siano rispettate e manda in stampa > Mario

In questo caso non ci potrà essere “scaricamento di barili“: se il numero di telefono viene stampato errato: era responsabilità di Mario controllare che i testi fossero corretti!

In conclusione

E’ sempre bene che, in caso di divergenze, queste fossero tra il dipendente e il capo, e non tra i dipendenti stessi. Il “capo” (se è bravo) è molto più attrezzato di un dipendente per risolvere questo tipo di situazioni: fa parte del suo lavoro e dei suoi interessi.

 

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.