Per le nostre comunicazioni lavorative, tutti noi usiamo con enorme frequenza la posta elettronica e, nella mole di comunicazioni che arriva ogni giorno, mi imbatto spesso in messaggi con grossi limiti in termini di chiarezza e di comunicazione.  Anche se a molti di voi sembrerà scontato, è sempre importante impostare e scrivere al meglio ogni mail: oggi vediamo proprio quali sono i principali errori da evitare.

Oggetto non chiaro

Tutti i sistemi di posta (Gmail, Outlook, …) raggruppano le varie mail in “conversazioni”, ovvero un insieme di “botta e risposta” con lo stesso oggetto. Per questo, è importante evitare le mail con un oggetto vago o non specifico: l’oggetto di una conversazione è ciò che la identifica. Per ogni nuovo argomento, creiamo un nuovo oggetto!

L’oggetto deve essere il più sintetico ma il più auto esplicativo possibile: se per esempio dobbiamo variare il budget della campagna Corso Excel di Facebook, l’oggetto potrebbe essere proprio “Modifiche budget campagne FB Corso Excel”

Rispondere a messaggi precedenti

Alcuni clienti per scriverci cercano il nostro nome nella casella di posta e rispondono a messaggi magari vecchissimi: non fatelo mai!

Nessun contenuto…!

Mai inviare mail inserendo solo una frase lunghissima nell’oggetto, senza scrivere contenuti nel corpo!

Testo poco chiaro

Per quanto riguarda i contenuti, le mail dovrebbero essere di una chiarezza universale: sforziamoci di scrivere in maniera che chiunque possa capire, persino chi non sa di cosa stiamo parlando.

Sbagliare stile

Le mail di lavoro contengono spesso istruzioni operative: scriviamo frasi sintetiche e chiare, spaziando i paragrafi con un doppio a capo, utilizzando eventualmente grassetti per concetti molto importanti (ma mai tutto maiuscolo!), liste puntate, numerate, etc.
Sono gli stessi principi da applicare per scrivere un articolo di un sito: come questo 🙂

Tutti i concetti salienti dovrebbero essere chiari a colpo d’occhio.

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