Un problema che capita spesso a molti professionisti è quello di misurare il tempo speso nelle varie attività.

Perché misurare il tempo

Misurare il tempo è utile per diverse ragioni, ma le più importanti sono:

  1. A fine giornata possiamo capire con esattezza a quali compiti stiamo dedicando il nostro tempo, in modo da analizzare, “dati alla mano”, se stiamo sprecando le nostre risorse (temporali e mentali) su cose davvero importanti o, al contrario, su compiti rimandabili, delegabili o, addirittura, cancellabili
  2. Possiamo misurare quanto tempo abbiamo dedicato a ciascun cliente o progetto, in modo da avere bene chiaro quanto addebitare al cliente (per i lavori pagati a ore) oppure se il tempo preventivato è congruo con il tempo davvero speso su un progetto (per i lavori pagati a corpo)

Toggl, un tool per la tracciare il tempo

Negli ultimi tempi ho provato Toggl, un time tracker (cioè un sistema per la registrazione del tempo), e ne sono stato piuttosto soddisfatto.

Per utilizzare Toogle basta registrarsi (gratuitamente) qui: si può subito accedere al proprio Pannello di Controllo (Dashboard) e cominciare a tracciare il tempo.

La struttura del sistema è piuttosto semplice, ed è basata su dei cronometri (timer). Per avviare un timer basta premere il tasto Play. Ogni timer avrà una descrizione ed sarà inserito in un progetto. Ogni progetto può  (facoltativamente) avere un cliente. I timer possono essere stoppati e ripresi, oppure possiamo, all’interno dello stesso progetto, farne partire di nuovi.

Il sistema di reportistica è molto chiaro e intuitivo.

Come l’ho utilizzato

Nonostante ci siano 3 piani (uno gratis, e due a pagamento Pro e Business) mi sono trovato piuttosto bene con la versione Free. I piani a pagamento sono forse più comodi per i freelance, in quanto permettono di calcolare automaticamente l’importo da fatturare ai clienti sulla base della fee oraria,forniscono rapporti white label, permettono sotto-progetti, ecc.

Ho creato un gruppo di lavoro al quale ho invitato un paio di miei colleghi, e lo usiamo per tenere traccia dei progetti di cui vogliamo tracciare lo sviluppo in termini di ore, o per i lavori da tariffare a tempo ai clienti. L’unica cosa a cui fare attenzione, non essendo abituati al sistema, è ricordarsi di avviare i timer (tra l’altro c’è anche l’applicativo per PC/Mac, a mio avviso più comodo…)

Semplice ma efficace!

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.