Nell’articolo di oggi voglio dare un consiglio che riguarda la buona educazione nella corrispondenza (elettronica, ovviamente), ma anche un’usanza che, se applicata da tutti, cambierebbe molto i nostri rapporti lavorativi.

Cosa non dobbiamo fare

Partiamo con un esempio: riceviamo una mail dalla commercialista, che ci chiede 5 documenti mancanti alla contabilità del mese scorso. Pensiamo: “è tanta roba e mi richiederà un po’ di tempo, dopo lo faccio”. Ma il “dopo” del nostro pensiero non è definito nel tempo, e spesso è vittima delle altre nostre incombenze, ovvero di altri compiti che reputiamo prioritari rispetto al reperimento dei suddetti documenti.

Risultato: lasciamo la mail “a marcire” per più o meno tempo, senza dare un cenno di risposta.

In questo modo:

  • Passiamo per persone distratte: la commercialista non saprà se abbiamo letto la mail, oppure non l’abbiamo letta, o ancora l’abbiamo letta e ce ne siamo dimenticati
  • Siamo scortesi

Cosa dobbiamo fare

Quando riceviamo e capiamo che non possiamo gestire la cosa nel breve, né tanto meno riusciremo a fornire alla commercialista i documenti che desidera in tempi rapidi, dobbiamo:

  1. Rispondere subito alla mail dicendo alla commericalista che abbiamo letto la sua mail e che recupereremo e le manderemo i documenti nel giro di un paio di giorni (è solo un esempio: siamo noi a decidere il tempo “giusto”).
  2. Dalla mail creiamo un ToDo (ovviamente con scadenza – per chi non sapesse di cosa parlo cliccare qui), con allegata la mail stessa.
  3. A tempo debito, il task si attiverà “costringendoci” a reperire questi benedetti documenti e a mandarli alla commercialista.

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.