Oggi riprendiamo a parlare dei ToDo (chi si fosse perso le “puntate precedenti”, può leggere questi post).

Un problema che spesso ci impedisce di svolgere i compiti che dobbiamo eseguire è la loro “non-atomicità”.

Task vaghi…

Partiamo, come al solito, da un esempio. Dobbiamo organizzare una festa di compleanno per Mario: creiamo il ToDo Organizzare festa di compleanno Mario. Procedere in questa maniera, però, è profondamente sbagliato. Un compito così generico crea problemi: non abbiamo idea della prossima azione da compiere (chiamo gli amici? faccio la spesa?). Ogni volta che scorrerò la lista di cose da fare vedrò questo task così generico e non avrò le idee ben chiare su come procedere…

Atomizzare un task

La maniera corretta di sviluppare una lista di ToDo, per l’organizzazione della festa e di qualsiasi altra attività, è “farla a pezzi” scorporando i singoli compiti (rendendoli, per l’appunto, atomici) e mettendoli in ordine dal primo da compiere sino all’ultimo. In questa maniera, saprò immediatamente qual è l’azione da svolgere.

Esempio:

  1. Chiama gli amici e ottieni conferme (magari allegare al task la lista di amici)
  2. Fai la spesa (allegare lista della spesa, o apposita lista dei ToDo – vedi questo articolo)
  3. Decidi il regalo con Gino, Pino e Rino
  4. Raccogli i soldi per il regalo
  5. Compra il regalo
  6. Ordina la torta
  7. Ritira la torta

Ogni compito deve averne uno successivo (next step)

E’ importante che ogni compito indichi il successivo task da svolgere, in modo che appena abbiamo completato il ToDo specifico, se ne attivi subito un altro.

In ToDoist (per chi non lo conoscesse: leggere questi articoli) possiamo utilizzare le etichette. Io, per esempio, applico l’etichetta next_step a tutti i ToDo che fanno parte di una sequenza di compiti, in modo che, appena ne ho terminato uno, vado ad “attivare” il ToDo successivo (di solito, l’attivazione del ToDo corrisponde all’assegnargli una data).

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.