Nella mia vita professionale ho provato una miriade di software e tool per la gestione dei vari progetti. Con il passare del tempo sono arrivato alla conclusione che per realtà piccole (team composti da meno di 10 persone) o per i liberi professionisti uno degli strumenti migliori (se non il migliore) sia Excel.

Perché Excel al posto di ToDoist?

In questo blog ho parlato spesso di ToDoist, un programma fondamentale per gestire i compiti e le cose da fare. Il limite di questo tool, a mio avviso, è che non è ottimale per gestire progetti più strutturati, in cui è fondamentale avere la visione d’insieme di una o più situazioni. Nei paragrafi che seguono cercherò di chiarire meglio questo concetto…

Excel per la gestione dei progetti

Partiamo subito con un esempio chiarificatore: la nostra scuola di formazione, inSegno. Io ed il mio team, dobbiamo quotidianamente monitorare la programmazione e lo stato dei corsi in partenza (quelli indicati a questa pagina, per intenderci). Per ogni corso, ci sono una quindicina di parametri da tenere d’occhio, tra cui:

  • il numero di iscritti al momento
  • se la pagina del corso è aggiornata con le date corrette
  • se le promozioni sui vari canali sono aggiornate

Ho realizzato quindi un file di Excel dove a ogni riga corrisponde un corso, e a ogni colonna corrisponde una delle attività da monitorare con rispettivo status: per esempio, nella colonna “Aggiornamento pagina del corso”, ho inserito un menu a tendina contenente due voci, OK e da sistemare.

In realtà, queste sono solo le basi della gestione dei progetti con Excel: grazie alle formattazioni condizionali avanzate (a tal riguardo vi invito a vedere questi miei video – 1 e 2), il nostro foglio dei corsi ci avverte evidenziando le celle critiche e dunque “illuminando automaticamente” le situazioni da sistemare.

Un semplice metodo per gestire i progetti e i collaboratori

Excel e la condivisione

Non dimentichiamoci che, se al posto di Excel usiamo i fogli di Google, potremo condividere in maniera estremamente agile i nostri documenti relativi ai progetti con i collaboratori. Nell’esempio del foglio con lo stato dei corsi, infatti, è fondamentale che tutte le persone che si occupano dell’organizzazione (chi segue il sito, chi segue il promo, chi segue i docenti, chi segue i calendari, eccetera) possano visualizzare e modificare il documento.

Autore: Saverio Barbati Stampi

Saverio Barbati StampiLaureato in Ingegneria elettronica ed esperto del mondo IT, appassionato specialista del web e intenditore di marketing, convinto sostenitore della formazione professionale, ho impostato la mia attività imprenditoriale concentrandomi sul perfezionamento dell'ambito organizzativo, al fine di ottimizzare ogni aspetto gestionale.